Before the Meeting to Ensure Effective Meetings

People spend so much time in meetings that turning meeting time into sustained results is a priority for successful organizations. Actions that make meetings successful require management before, during, and after the meeting.
If you neglect any one of these meeting management opportunities, your meetings will not bear the fruit you desire from the time you invest in meeting. Take these twelve meeting management actions to guide meeting attendees to achieve expected, positive, and constructive outcomes.

Before the Meeting to Ensure Effective Meetings

Actions before the meeting establish the groundwork for accomplishing meeting results. You can do all of the needed follow-up, but without an effective meeting plan to start, your results will disappoint you.
Plan the Meeting
Effective meetings that produce results, begin with meeting planning. First, identify whether other employees are needed to help you plan the meeting. Then, decide what you hope to accomplish by holding the meeting. Establish doable goals for your meeting. The goals you set will establish the framework for an effective meeting plan. As Stephen Covey says in the Seven Habits of Highly Effective People, "Begin with the end in mind." Your meeting purpose will determine the meeting focus, the meeting agenda, and the meeting participants.
Make Sure You Need a Meeting
Once you’ve developed your meeting plan, ensure that a meeting is the appropriate vehicle for accomplishing the set goals. To schedule and hold a meeting is expensive when you account for the time of the people attending. So, make efforts to determine that a meeting is the best opportunity to solve the problem, improve the process, or make an ongoing plan.
You may find that you can accomplish the meeting goals with an email discussion or by distributing and requesting information through the company newsletter. Make sure the meeting is needed and not just convenient for you – you’ll get better results from attendees.
Ensure Appropriate Participation at the Meeting
If a meeting is the appropriate means to accomplish your goals, check with the participants who must attend for the meeting to succeed. The needed attendees must be available to attend the meeting. Postpone the meeting rather than holding a meeting without critical staff members. If a delegate attends in the place of a crucial decision maker, make sure the designated staff member has the authority to make decisions – or postpone the meeting.
Distribute and Review Pre-work Prior to the Meeting
How many meetings have you attended that started out with the meeting facilitator passing out a ream of handouts or projecting a Microsoft PowerPoint slide for discussion? Frustrating? You bet. The meeting becomes a group read-in, hardly productive for goal accomplishment. You can make meetings most productive and ensure results by providing necessary pre-work in advance of the actual meeting. Providing pre-work, charts, graphs, and reading material 48 hours before a meeting affects meeting success. The more preparation time you allot, the better prepared people will be for your meeting.
Documentation that will help you achieve the meeting goals can include reports; data and charts such as competitive information, sales month-to-date, and production plans; Microsoft PowerPoint slides that illustrate key discussion points; and minutes, notes and follow-up from earlier or related meetings and projects. Pre-work distributed in a timely manner, with the serious expectation that attendees will read the pre-work before the meeting, helps ensure meeting success

Translate :

Pentingnya arah bahasan dalam sebuah pertemuan

Banyak orang membuang waktu dengan penjelasan yang berputar-putar tanpa arah maka dari itu dalam sebuah pertemuan perlu adanya prioritas utama sebagai tolak ukur untuk mencapai keorganisasian yang sukses.menentukan tindakan yang membuat sebuah pertemuan berhasil sebelumnya,baik saat pertemuan dan setelah pertemuan.

jika kamu melalaikan salah satu dari kesempatan untuk mengatur pertemuan,maka pertemuan yang diadakan tidak akan membuahkan hasil dari waktu yang telah di investasikan dalam pertemuan.maka ambillah duabelas tindakan dalam mengatur sebuah pertemuan dan mengarahkan pada semua sesuai dengan yang telah diharapkan ,dalam hal positif dan hasil yang bersifat membangun.

Sebelum diadakan Pertemuan pastikan untuk membuatkan pertemuan seefektif mungkin.

Tindakan yang dilakukan sebelum pertemuan adalah menetapkan dasar sesuai arah pertemuan. Kamu dapat melakukan semua yang diperlukan secara berkelanjutan, tetapi tanpa suatu rencana pertemuan yang efektif sebagai permulaan, maka hasilnya akan slalu mengecewakanmu.

Perencanaan pertemuan

Pertemuan secara efektif yang membuahkan hasil, dimulai dengan membuat perencanaan pertemuan :

1. Mengidentifikasi apakah karyawan lain diperlukan untuk membantu kamu merencanakan pertemuan itersebut.
2. memutuskan apa yang kamu harapkan tersebut sesuai dengan kebutuhan dalam pertemuan.
3. tetapkanlah hal apa saja yang bisa perlu dilakukan untuk pertemuan mu.
4. Gol kan yang kamu rencanakan dalam pertemuan dengan menetapkan kerangka rencana pertemuan yang efektif.

Stephen covey berkata dalam Tujuh Kebiasaan Orang-Orang tinggi yang Sangat Efektif, "dimulai dengan akhir di pikiran." pertemuan mu akan bertujuan untuk menentukan fokus pertemuan,baik agenda rapat, dan peserta pertemuan.

Pastikan dirimu benar-benar merlukan suatu pertemuan.

Sesekali kamu harus mengembangkan rencana pertemuan mu, memastikan bahwa suatu pertemuan adalah sarana yang sesuai untuk memenuhi aturan suatu keberhasilan untuk menjadwalkan dan mengatur suatu pertemuan sangatlah mahal saat kamu menjadwalkan waktu untuk orang-orang menghadiri pertemuan. Maka, mengusahakan dengan menentukan suatu pertemuan adalah kesempatan yang terbaik untuk memecahkan suatu masalah, meningkatkan proses, atau membuat suatu rencana berkelanjutan.

Kamu dapat menemukan bahwa kamu dapat memenuhi pertemuan hingga berhasil dengan suatu email diskusi atau dengan membagi-bagikan dan meminta informasi melalui perusahaan dengan laporan berkala. Yakinkanlah pertemuan sangat diperlukan dan tidak hanya untuk menyenangkan dirimu tetapi dirimu mendapatkan lebih dari sekedar perhatian.

Memastikan keikutsertaan sesuai dengan saat pertemuan.

Jika sebuah pertemuan merupakan  tolak ukur keberhasilanmu,memeriksa keikutsertaan siapa saja yang harus mengikuti pertemuan demi kelancaran pertemuan.Peserta tersebut wajib untuk menghadiri pertemuan tersebut.sampaikanlah pokok permasalahan dalam pertemuan dan berhenti sejenak apabila ada kritik atau saran dari anggota.apabila ada delegasi bingung untuk menentukan pilihan yang akan diambil maka berikanlah kebebasan untuk membuat keputusan mereka atau dengan cara menunda dulu pertemuan tersebut.

Distribusikan dan Ninjau ulang Pre-Work Sebelum Pertemuan

 Berapa banyak pertemuan-pertemuan sudah*sudahkah kamu menghadiri [yang] memulai tugas itu dengan bertemu facilitator [yang] pingsan suatu rim pemroyeksian atau selebaran [adalah] suatu Microsoft PowerPoint meluncur untuk diskusi? Membuat frustasi? Kamu bertaruh. Pertemuan menjadi suatu kelompok read-in, [yang] produktif untuk pemenuhan gol. Kamu dapat membuat pertemuan-pertemuan yang paling produktif dan memastikan hasil [oleh/dengan] menyediakan pre-work perlu mendahului pertemuan yang nyata [itu]. Sediakan[lah pre-work, tabel, grafik, dan material pembacaan 48 jam [sebelum/di depan] suatu pertemuan mempengaruhi bertemu sukses. Semakin waktu persiapan [yang] kamu membagikan, makin baik orang-orang disiapkan akan [jadi] untuk pertemuan mu.

 Dokumentasi yang akan membantu kamu mencapai gol pertemuan dapat meliputi laporan; tabel dan data seperti informasi kompetitif, penjualan month-to-date, dan rencana produksi; Microsoft PowerPoint meluncur itu menggambarkan poin-poin diskusi kunci; dan beberapa menit, [nada/catatan] dan kelanjutan dari lebih awal atau berhubungan pertemuan-pertemuan dan proyek. Pre-Work dibagi-bagikan di (dalam) suatu cara tepat waktu, dengan harapan yang serius bahwa peserta akan membaca pre-work [sebelum/di depan] pertemuan, bantuan memastikan bertemu sukses